重点关注五个方面

随着时间的推移，社交媒体复杂的合规环境将变得更加复杂。那么，企业应该如何应对这个复杂的局面呢？笔者及其在Forrester的同事认为企业现在必须开始着手解决五个常见领域的问题，以确保其社交媒体不会违反任何法律法规。让我们简要地讨论一下这五个问题：

数据保护和隐私权。现在，关于隐私权和适当的个人界限的讨论越来越激烈；最近的两个例子是美国国家安全局的PRISM计划和欧盟的“互联网应该有被遗忘的权利”引发的争论。这个不断升级的争论在很大程度上要归结于社交媒体，因为人们都开始愿意在公共论坛分享越来越多的个人信息。与此同时，企业开始投资于先进的技术来挖掘这些数据的价值，并将其转换成可操作的商业智能。为了避免潜在的冲突，企业应该评估他们如何收集社交媒体数据，并以公开的方式清楚地解释其意图，例如通过其网站的公共隐私政策声明。

员工权利。约三分之二的美国和欧盟网民都会定期访问社交网站。这意味着几乎所有行业的员工都在以某种形式使用社交媒体，这极大地增加了企业品牌负面消息曝光和声誉事件的几率。例如，Taco Bell员工最近在该公司的Facebook页面上提出食欲不振的照片。为了解决这些问题，企业可以制定政策来指导员工正确地使用社交媒体。然而，企业必须注意这些政策没有违反国家或者州隐私法，或其它劳动法。特别是，企业应谨慎地监控员工行为、通过企业社交媒体政策限制行为，以及收集信息用于招聘和雇佣目的。

披露和第三方背书。社交媒体带来的一个棘手问题是如何使用有限的字数沟通敏感的复杂的信息。例如，Twitter限制消息为140个字符，而需要遵守FTC、食品和药物管理局（FDA）及其它披露要求的企业必须确保所有社交媒体信息符合严格的监管要求。哪些是可接受的做法取决于具体的法规规定以及他们如何处理社交媒体某些方面的使用。例如，帖子保持多久会被认为是背书？FTC的指引不太具有指令性，更多地是关于整体意图，他们会对每个用例进行判断。而另一方面，FDA没有提供专门针对社交媒体的指导意见，这通常让企业不太敢采取激进的社交媒体战略。在企业计划进入Twitter、LinkedIn世界之前，他们应该了解与其企业和行业相关的社交媒体法规以及合规挑战。

管理和监督。企业员工都在利用社交媒体来深化客户关系、提高团队协作和加强潜在顾客挖掘工作。事实上，Forrester发现，事业型信息工作者使用社交媒体用于工作目的几乎是其他员工的两倍。考虑到这些数据，企业越来越多地开始允许员工使用社交媒体用于工作目的，但某些行业的监管机构（例如FINRA和FFIEC）则希望看到企业制定适当的内部流程以及控制来确保他们能有效地管理相关风险。

信息归档和保留。社交媒体也给需要保留所有业务通信记录的企业带来了新的挑战。从字面来看，社交内容并不是静态的；内容创作者在发布内容后可以编辑或者删除内容，其他用户也可以评论和增加讨论内容。让这个问题更复杂的是，如何确定哪些内容是“业务”通信内容，何时应该捕捉和归档这些信息。Forrester建议企业首先确定业务通信的适当的范围，然后决定允许员工在什么情况下使用哪些设备和应用。

社交媒体合规性不是可选项

对于大多数企业而言，实际情况是，社交媒体并不会消失，而且它正在以惊人的速度持续发展和扩大。消费者越来越多地通过社交媒体渠道发现企业并与企业沟通，同样重要的是，很多企业的员工也因为Twitter和LinkedIn等社交媒体提高了工作效率。企业不应该因为担心合规问题而阻止社交媒体的使用，企业应该专注于所有适用的法规，并部署合适的管理流程来遵守这些法规。正在思考和应对这些问题的企业将很快可以获得商业利益，避免未来公司不必要的风险。

请阅读企业该如何解决社交媒体的法规和合规问题（一）。